Delegation
Das erste Mal Führungsaufgaben zu übernehmen, ist eine große Herausforderung, deren Reichweite man aus der vorherigen Mitarbeiterposition oft gar nicht einschätzen kann. Die Arbeitsbelastung steigt aufgrund der Tatsache, dass du zusätzliche Aufgaben, nämlich Führungsaufgaben, erhältst. Oftmals ist es so, dass die Fachaufgaben, wenn nicht in Gänze so umfangreich, wie in deiner alten Position, so doch zumindest zum Teil, bestehen bleiben. Bleiben Fachaufgaben in vollem Umfang bestehen, wie du sie vorher auch wahrgenommen hast, könnte man auch sagen, du machst zukünftig zwei Jobs. Ganz klar, das ist kein Zustand, der auf Dauer bestehen kann. Da aber kaum jemand vorbeikommen und dir sagen wird, was du in Zukunft nicht mehr machen musst, wirst du dir hier selber helfen müssen. Das Zauberwort hierfür heißt „Delegation von Fachaufgaben an kompetente Mitarbeiter“. Ganz eindeutig eine neue Herausforderung.
Delegation beschreibt die Abgabe von Aufgaben, Kompetenzen sowie Verantwortung durch die Führungskraft und die Übernahme dieser Dinge durch den Mitarbeiter.
Damit Delegation zu einem wirkungsvollen Führungsinstrument wird, solltest du Folgendes beachten. Eine klare Zielbeschreibung ist unumgänglich. Mache deinem Mitarbeiter klar, was mit der Aufgabe bezweckt wird und was der Sinn seiner Arbeit ist. Je präziser der Arbeitsauftrag ist, desto klarer sind die Aufgaben für den Mitarbeiter.
Kläre daher ebenfalls die Rahmenbedingungen, die Ressourcen und Kosten, die mit der delegierten Aufgabe zusammenhängen. So hat dein Mitarbeiter klar festgelegte Grenzen, die er bei der Bearbeitung der Aufgabe nicht überschreiten darf.
Weiterhin ist es essentiell eine Deadline festzulegen, bis zu der die Aufgabe zu erledigen ist.
Das Merkblatt und das Quiz „Aufgabenübertragung oder Delegation“ zeigen dir welcher Grad der Delegation bei deinen Mitarbeitern sinnvoll ist.
Die Checkliste „Do’s and Don’ts bei der Delegation“ gibt dir Tipps, was du bei der Delegation unbedingt beachten solltest.
Das Arbeitsblatt „AB_Rahmenbedingungen“ ist eine bewährte Hilfe, um einen Arbeitsauftrag erfolgreich zu delegieren. Es dient dir als Leitfaden und sollte vor jeder Delegation durchgegangen werden.
Mithilfe des Quiz „Welche Aufgaben kann und soll ich delegieren?“ kannst du abschließend überprüfen, welche Aufgaben du gut an deine Mitarbeiter delegieren kannst und welche Aufgaben du lieber selber bearbeiten solltest.
Der nachfolgende Test wird dir helfen, die unterschiedlichen Mitarbeitertypen noch einmal selbst zu durchdenken und in die entsprechenden Quadranten des Können-Wollen-Modells einzuordnen. Darüber hinaus wirst du passende Formen der Aufgabenzuweisung zuordnen müssen.
Hast du das Können-Wollen-Modell bereits verinnerlicht?
Finde es heraus!
