Gedacht heißt nicht immer gesagt, gesagt heißt nicht immer richtig gehört, gehört heißt nicht immer richtig verstanden, verstanden heißt nicht immer einverstanden, einverstanden heißt nicht immer angewendet, angewen-det heißt noch lange nicht beibehalten. (Konrad Lorenz (1903-89), östr. Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreis)
In den bisherigen Lektionen hast du viel über deine Rolle und Position, über Macht und über Motivation gehört. Doch auch Gesprächsführungskompetenzen sind enorm wichtig für den Alltag als Führungskraft – denn ohne Kommunikation kann Führung nur schwer stattfinden.
Für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung ist also die ständige Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter unablässig. Jedoch ist dabei entscheidend, wie kommuniziert wird. Nur die richtige Kommunikation führt letztendlich dazu, dass ein Mitarbeiter dir als Führungskraft vertraut und in dir einen wertvollen Ansprechpartner sieht.
Wie bereite ich mich am besten auf ein Gespräch vor?
In einer Führungsrolle gehören Gespräche zur täglichen Führungsarbeit dazu und stellen einen zentralen Erfolgsfaktor dar. Gute Gespräche bilden die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter dient dazu, Gedanken auszutauschen, Gefühle und Erwartungen mitzuteilen und Informationen zu vermitteln. Wichtiges Merkmal des Gesprächs ist das Prinzip der Partnerschaftlichkeit. Alle Beteiligten müssen sich gegenseitig ernst nehmen und akzeptieren. Neben der gesprochenen Sprache spielen dabei auch Mimik, Gestik und Körperhaltung eine große Rolle.
Wenn du weißt, dass du ein Gespräch oder eine Besprechung vor dir hast, ist es sehr wichtig, sich gut vorzubereiten. Es heißt nicht ohne Grund: Eine gute Vorbereitung macht schon 50 Prozent des Erfolgs aus.
Kläre zu Beginn organisatorische Fragen, stelle dich auf die Person ein, überlege dir, was du erreichen willst. Anfangen solltest du bei der Auswahl eines ruhigen und freien Raumes, wo du nicht gestört wirst, sowie mit dem Abstimmen des Termins mit dem Gesprächspartner. Mache dir Gedanken über die Person, mit der du dich unterhalten wirst und mache dir deine Einstellung, Haltung und Meinung ihr gegenüber klar. Nur so kannst du vermeiden, durch eine unterbewusste Abneigung gegen diese Person das Gespräch zu gefährden oder durch starke Sympathie zu wohlwollend zu sein, womit du das Ergebnis ebenso gefährden würdest.
Wichtig ist, dass du deine Ziele für das Gespräch bestimmst. Bevor du in ein Gespräch gehst, solltest du dir immer die folgenden Fragen beantworten können:
- Was genau will ich in diesem Gespräch erreichen?
- Was genau will ich in Erfahrung bringen, lernen und herausfinden?
- Was genau will ich bewirken?
Nur wenn du dir über diese Fragen im Klaren bist, kannst du in einem Gespräch zielgerichtet handeln.
Inhaltlich kannst du dich natürlich auch vorbereiten, indem du im Vorfeld etwas über das Thema des Gesprächs liest und dich über die wichtigen Fakten und Daten informierst.
Außerdem gehört es zu einer guten Vorbereitung, sich eine nützliche Gesprächsstrategie zu überlegen. Hierfür kannst du dir auf der Basis deines Gesprächsziels genau überlegen, was passieren könnte und wie du jeweils reagieren kannst.
Was sollte ich bei der Gesprächsdurchführung beachten?
Um ein Gespräch zielorientiert zu führen, ist es hilfreich, sich im ersten Schritt mit den einzelnen Gesprächsphasen vertraut zu machen.
- Gegenseitige Begrüßung, Vorstellen aller Beteiligten und Schaffen einer angenehmen Atmosphäre.
- Motiviere deinen Gesprächspartner durch die Hervorhebung der Ziele.
- Prüfe den Informationsstand der Beteiligten und die Benennung des zu besprechenden Themas beim Gesprächspartner (Sprechen wir über dasselbe?).
- Kläre den Gesprächsverlauf: Gib Informationen zum Gespräch und benenne das Ziel. Welche Themen sind zu besprechen? Schlage eine Gesprächsstruktur vor.
- Kläre, ob der Gesprächspartner Fragen hat.
- Der Gesprächsbeginn beinhaltet die Informationsphase, stelle daher an dieser Stelle offene Fragen.
- Es folgt die Diskussion oder auch die Argumentation, es wird nachgefragt und man prüft das gegenseitige Verständnis.
- Schließlich fasse die Themengebiete zusammen, nimm also eine Auswertung vor und diskutiere die Ergebnisse. Dann leite die darauf aufbauenden Maßnahmen ab: Wer tut was bis wann?
- Du vereinbarst das weitere Vorgehen.
- Du bedankst dich für das Gespräch.
Mit dem Wissen über die einzelnen Phasen eines Gesprächs kannst du dich auch besser darauf vorbereiten, da du weißt, was dich erwartet.
Um dem Gespräch einen guten Start zu geben, ist es oft angebracht, nicht gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Einige Tipps, die du schon bei der Begrüßung beachten solltest, sind hier hilfreich:
- Nachdem der Gesprächspartner begrüßt wurde, knüpfe mit einem Smalltalk an; das ermöglicht eine erste Annäherung.
- Fange ein Gespräch positiv an. Lobe, das rückt dich in ein positives Licht!
- Gestalte das Gespräch aktiv. Sprich das eigentliche Thema an.
- Knüpfe Kontakt. Sprich deinen Gesprächspartner mit Namen an.
- Frage direkt nach, wenn du den Namen deines Gesprächspartners nicht verstanden hast.
- Kläre Bedenken und Fragen vorab.
Wichtig ist hierbei aber auch, dass du dafür sorgst, dass du während des Gespräches nicht gestört wirst, denn der Gesprächspartner soll nicht das Gefühl bekommen, dass das Gespräch mit ihm unwichtig für dich ist.
Um zu vermeiden, dass das Gespräch an Struktur und Zielorientierung verliert, ist es hilfreich, die Ziele, die du dir vorher gesetzt hast, während des gesamten Gesprächs im Auge zu behalten.
Klare Ziele ermöglichen frühzeitiges Eingreifen, falls sich die Situation im Sinne deiner Ziele ungünstig entwickelt. Deswegen solltest du dich immer wieder mal fragen, was du eigentlich erreichen willst und ob du dich mit dem, was du tust, deinen Zielen näherst oder dich vielleicht eher davon weg bewegst.
Zu Beginn eines Gesprächs ist es gut, wenn du ggf. gemeinsam gewisse Regeln vereinbarst.
- Den Zeitrahmen festlegen.
- Dokumentiere Teillösungen und fertige eine Enddokumentation an. Lege fest, wer ein Protokoll schreibt und wer eine Kopie davon erhält.
- Begrenze die Redezeit und legen Regeln für den Umgang miteinander fest.
- Lege die Prioritäten und Reihenfolge der zu besprechenden Themen fest.