Gesprächsvorbereitung und -durchführung
Gesprächsvorbereitung
Generell gilt, Feedbackgespräche müssen genauso gut vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden, wie andere Mitarbeitergespräche. Eine gute Vorbereitung macht 50% des Erfolgs aus.
Zur Vorbereitung gehört:
- Klären von Zeit und einem ruhigen Ort
- Einladen des Mitarbeiters
- Beschaffen von Informationen
- Vorbereiten der Unterlagen
- Klären der eigenen Interessenlage
- Klären der Zielsetzung des Gesprächs
- Skizzieren der Gesprächsstruktur
- Gedanken machen zu Zielen und Persönlichkeit des Mitarbeiters
Fragen zur Gesprächsvorbereitung von Kritikgesprächen
Gesprächsstruktur
Die Gesprächsstruktur gibt den Rahmen für den Gesprächsaufbau und -ablauf vor. Fall nicht mit der Tür ins Haus, sondern gib dir und deinem Gesprächspartner einen Augenblick Zeit, in die Situation zu finden. Etwas Smalltalk ist hier das beste Mittel für den Einstieg, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
- Einstieg, Herstellen einer angenehmen Gesprächsatmosphäre
- Anlass des Gesprächs benennen
- Vereinbarungen treffen über Gesprächsziele, Vorgehensweise und Zeitrahmen
- Erläuterung der einzusetzenden Formulare
- Sicht des Mitarbeiters zum Thema erfragen
- Besprechen deiner Einschätzung bzw. Meinung zum Thema
- Gemeinsame Erarbeitung von Lösungen, Maßnahmen und Vereinbarungen
- Zusammenfassen der Ergebnisse des Gesprächs
- Schriftliche Dokumentation
- Vereinbaren von Terminen für nächste Gespräche
Formulierungen
Feedback ist das Mitteilen von Wahrnehmung, Wirkung und Wünschen.
Wahrnehmung des Feedbackgebers: „Mir ist aufgefallen, dass …“ (mit konkreten Beispielen und Fakten).
Sichtweise des Mitarbeiters einbeziehen: „Was war der Grund dafür?“
Wirkung/Auswirkung auf mich und andere: „Das hat bei mir Folgendes ausgelöst …“, „Das hat mich irritiert, geärgert, verwundert …“, „Das hatte zur Folge … (für Kunden, Prozesse, das Team)“.
Einsicht erfragen: „Können Sie das nachvollziehen?“
Wunsch zur Veränderung: „Ich denke, Sie können sich in diesem Punkt verbessern, wenn Sie …“.
Verbindlichkeit schaffen: „Lassen Sie uns deshalb Folgendes vereinbaren …“.
Formulierungshilfen für ein klares Feedback
Das Sandwich-Modell
Um die Gefahr, dass Aussagen ungünstig formuliert, falsch oder anders verstanden und als persönlicher Angriff erlebt werden, weiter minimieren zu können, solltest du neben den vorgestellten Feedback-Regeln, nach dem Sandwich-Modell vorgehen. Vermeide es, erst alle positiven und dann alle kritischen Aspekte zu benennen. Das positive Feedback verliert für dein Gegenüber dadurch an Wert. In der Erinnerung bleibt das Kritische, die Schwächen. Das Vorgehen nach dem Sandwich-Modell bedeutet die Kombination von positiven und kritischen Aspekten. Der Mitarbeiter kann Kritik leichter annehmen und sieht seine Stärken, aber auch seinen Veränderungsbedarf klarer. Grundsätzlich gilt die goldene Regel: Das Feedback soll demjenigen, der es entgegennimmt, nutzen!
